Projectaanvraag

Voorwaarden voor het in behandeling nemen van een aanvraag

1. De aanvrager dient afkomstig te zijn uit Asten, Someren, Deurne en/of de aanvrager heeft een contactpersoon, die binding heeft met de werkgroep 'Een Aarde'.
2. De ondersteuning wordt verleend aan een stichting of aan een rechtspersoon en slechts in uitzonderingsgevallen aan een privé persoon.
3. De aanvraag dient het volgende te vermelden:
   *  Naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres en zo mogelijk de website van de stichting of rechtspersoon onder wiens verantwoordelijkheid het aan te
       vragen project valt.
   *  Naam, adres, telefoonnummer, de volledige bankgegevens, e-mail adres en zo mogelijk de website van een contactpersoon ter plaatse.
   *  Een duidelijke omschrijving van het project naar:
         - doelstelling
         - inhoud
         - verantwoording van de besteding van het aangevraagde bedrag
4. Om het aantal bijlagen te reduceren, dient U eventuele foto's in te sluiten in bijvoorbeeld een WORD-document.
5. Een volledig ingevuld aanvraagformulier met eventuele bijlagen wordt verzonden naar het secretariaat van de projectcommissie. Na registratie van het formulier wordt dit vervolgens doorgestuurd naar de dossierhouder, die het dan verder in behandeling neemt en nader contact met u opneemt.
6. Als een stichting (of een persoon namens een stichting) voor de eerste keer een aanvraag voor projectondersteuning indient wordt er een dossierhouder toegewezen door het secretariaat. Hij/zij treedt met u in contact om te bepalen of aan de voorwaarden voldaan wordt om de aanvraag in behandeling te nemen en zal u verder in de procedure begeleiden.
7. De procedure is als volgt:
   1. Een aanvraagformulier wordt ingediend
   2. Er is contact tussen aanvrager en dossierbeheerder, eventuele onvolledigheden of onduidelijkheden in de aanvraag worden besproken en zo nodig vinden er aanpassingen plaats.
   3. De aanvraag komt op de agenda van de vergadering van de projectcommissie (bestaande uit de voorzitter, secretaris en 6 dossierbeheerders) en wordt samen met andere aanvragen in de vergadering bevraagd, besproken en gewogen. De aanvraag wordt behandeld indien deze uiterlijk 3 weken voor een vergadering van de projectcommissie is binnengekomen bij het secretariaat. De voorlopige vergaderdata staan onder punt 9
   4. Bij een positieve beslissing volgt uitkering door de penningmeester, gevraagd wordt de bijschrijving op de rekening te bevestigen binnen 3 maanden. Het kan zijn dat een aanvraag wordt aangehouden omdat er nog vragen zijn vanuit de vergadering. Dan kan die aanvraag in de volgende vergadering weer geagendeerd worden, uiteraard mét antwoord op de gerezen vragen.
   5. Binnen 1 jaar na toekenning van de donatie zorgt de aanvrager voor een verantwoording van het gedoneerde bedrag, middels verslagen, foto’s en bonnen van de aangekochte materialen e.d.
   6. Pas als dit hele proces zo is afgerond kan een stichting een nieuwe aanvraag voor een andere projectondersteuning indienen.
8. Looptijd aanvraag
   1. Een aanvrager (stichting of persoon namens de aanvrager) die voor het eerst een projectaanvraag doet bij Een Aarde, en deze aanvraag wordt gehonoreerd, mag vanaf dat moment gedurende een periode van 10 jaar aanvragen voor projectondersteuning indienen.
   2. Een aanvrager (stichting of persoon namens de aanvrager) die reeds eerder gehonoreerde aanvragen voor projectondersteuning bij Een Aarde heeft ingediend, mag tot 31-12-2028 aanvragen voor projectondersteuning indienen.
9. De voorlopige vergaderdata van de projectcommissie  in 2022 zijn: dinsdag 2 augustus, dinsdag 11 oktober en maandag 12 december.